Складова разписка: какво е, какво съдържа и как се попълва при заприходяване на стока

Какво е складова разписка

Складовата разписка (често се среща и като „приходна складова разписка“) е вътрешен документ, с който фирмата записва, че е приела стока или материали в определен склад. В нея пише какво е прието, колко, на каква стойност, от кого и кой го е приел. Въз основа на нея счетоводството заприходява стоката, а складовата програма увеличава наличността.

Законът за счетоводството не използва името „складова разписка“. Той определя видовете документи по съдържание. Според чл. 4, ал. 2 първичният документ е носител на информация за стопанска операция, регистрирана за първи път. Приемането на стока в склада е точно такава операция, така че складовата разписка е първичен счетоводен документ.

Тъй като засяга само дейността на вашата фирма и не се изпраща на външен получател, за нея важат изискванията на чл. 6, ал. 3, а не тези за фактура или стокова разписка към клиент.

Складова разписка, стокова разписка, протокол и фактура

Четирите документа често минават заедно през едно бюро и затова се бъркат. Най-лесно се различават по това кой ги издава и за кого са.

• Фактурата се издава от доставчика. Тя доказва продажбата и данъка, но не доказва, че стоката е пристигнала при вас в това количество.
• Стоковата разписка обикновено идва от доставчика заедно със стоката. Тя е документ между двете фирми и описва какво е предадено.
• Приемо-предавателният протокол се подписва от двете страни при предаването. Той доказва състоянието и количеството в момента на предаване, включително забележките.
• Складовата разписка се съставя от вас, след като стоката е преброена. Тя е вашият запис за това какво реално е влязло в склада ви и на каква стойност.

Какво трябва да съдържа по закон

Чл. 6, ал. 3 от Закона за счетоводството дава минимума за документ, който засяга само дейността на предприятието. Той е кратък и е добре да се знае наизуст.

1. Наименование и номер на документа. Номерът съдържа само арабски цифри, без букви и наклонени черти.
2. Дата на издаване.
3. Наименование на предприятието.
4. Предмет, натурално и стойностно изражение на стопанската операция. С други думи: кой артикул, в какво количество и на каква стойност.
5. Име и подпис на съставителя.

Образец на складова разписка: полетата едно по едно

Законовият минимум стига за счетоводството, но не стига за склада. Ако от разписката не може да се разбере срещу коя доставка е и къде е оставена стоката, след три месеца никой няма да може да я провери. Затова в практиката бланката има повече полета. Ето пълен образец, подреден в реда, в който се попълва.

1. Заглавна част: „Складова разписка № …“, дата, име на фирмата, склад (ако имате повече от един).
2. Доставчик и документ на доставчика: име на доставчика, номер и дата на фактурата или стоковата разписка, с която е дошла стоката. Така разписката се връзва към плащането.
3. Код на артикула: вашият вътрешен код или баркод. Името само по себе си не стига, защото два близки артикула лесно се объркват.
4. Наименование и мерна единица: брой, кашон, килограм, метър. Ако доставчикът продава в кашони, а вие в бройки, запишете в какво приемате и колко бройки има в кашон.
5. Количество по документ: колко пише във фактурата или стоковата разписка на доставчика.
6. Прието количество: колко сте преброили. Това е числото, което влиза в наличността.
7. Единична доставна цена и стойност: цена за единица и обща стойност на реда.
8. Партида и срок на годност, ако стоката ги има.
9. Място в склада, ако складът е разделен на адреси или рафтове.
10. Предал (за доставчика или куриера), приел (складовият служител) и съставил, с имена и подписи.

Как се попълва при приемане на стока

Редът на действията е по-важен от бланката. Повечето грешки в склада идват от това, че разписката е попълнена преди стоката да е преброена.

1. Приемете физически пратката и проверете видимото състояние на опаковките. Ако има повреда, отбележете я веднага в документа на превозвача.
2. Преброете стоката по артикули. Не броете по фактурата, а по реалните бройки, и сравнявайте едва след това.
3. Попълнете количество по документ и прието количество в отделни колони. Ако се разминават, разликата се вижда веднага.
4. Решете какво става с разликата: липсата се съобщава на доставчика писмено, излишъкът или се връща, или се заприходява след уговорка с него. Решението се записва, не се помни.
5. Попълнете доставната стойност. Тук обикновено помага счетоводителят, защото тя не винаги е само цената от фактурата.
6. Подпишете и предайте разписката на счетоводството заедно с документа на доставчика.

Каква стойност се записва в разписката

Въпросът изглежда прост, но не е. Международният счетоводен стандарт МСС 2 „Материални запаси“ казва, че себестойността на запасите включва всички разходи по закупуването, разходите по преработката и другите разходи, направени, за да бъдат запасите доведени до сегашното им местоположение и състояние.

На практика това означава, че към цената от фактурата на доставчика могат да се добавят транспорт, мита и други разходи, без които стоката нямаше да е във вашия склад. Дали ще ги добавите в самата разписка, или счетоводителят ще ги разпредели после, зависи от счетоводната ви политика. Важното е тя да е една и да се спазва всеки път.

Когато съм работил в производство на хидравлични маркучи и елементи, точно тук имаше най-много спорове. Една доставка фитинги идваше с отделна фактура за транспорта и ако тя не се разпредели, едни и същи части в склада имат две различни цени според това кой ги е заприходил.

Стандартът казва още, че запасите се отчитат по по-ниската от себестойността и нетната реализуема стойност. Това не се решава в разписката, но обяснява защо стойността в склада по-късно може да бъде намалена.

Честите грешки и как да ги избегнете

• Разписка, преписана от фактурата. Попълва се бързо, но ако доставчикът е пратил например 48 бройки вместо 50, наличността ви от първия ден е грешна. Разликата се открива чак при инвентаризация, когато вече никой не помни откъде е.
• Поправка с химикал върху вече съставена разписка. Чл. 8 от Закона за счетоводството не допуска поправки и добавки в първичните документи. Грешната разписка се анулира и се съставя нова.
• Заприходяване преди стоката да е пристигнала. Удобно е, когато доставчикът е обявил, че стоката е тръгнала, но продавате нещо, което още го няма.
• Едно приемане, записано на две места. Ако разписката е в Excel, а наличността се въвежда отделно в сайта или програмата, двете бройки рано или късно се разминават. Разписката трябва да е единственото място, от което наличността се увеличава.
• Без връзка към документа на доставчика. Разписка без номер на фактура не може да се свери с плащането, а при спор с доставчика е безполезна.
• Стока със сериен номер, записана само като брой. Когато съм продавал машини и трактори, всяка машина се приемаше по сериен номер, защото така се води гаранцията, сервизът и продажбата. При такава стока „1 брой“ не е достатъчно описание.

На хартия, в Excel или в складовата програма

Законът не изисква хартия. Според чл. 4, ал. 5 счетоводният документ може да е електронен, ако съдържа изискуемата информация. Чл. 6, ал. 4 позволява, когато документът се съставя от автоматична система, подписът на съставителя да се замени с цифров или друг идентификатор, който еднозначно показва кой го е съставил. В програмата това обикновено е потребителят, който е натиснал бутона за приемане.

Excel работи, докато доставките са малко. Проблемът му е, че не намалява и не увеличава наличността сам, така че всяка разписка трябва да се въведе още веднъж другаде. Складовата програма прави двете неща с едно действие: разписката е и запис на приемането, и движение в наличността.

Ако продавате през Shopify, той има поръчки към доставчици и трансфери, през които се приема стоката. При приемане всяка бройка се маркира като приета или отхвърлена. Според помощния център на Shopify приетата стока става налична в локацията, а отхвърлената се записва в трансфера, но не променя наличността никъде. Трансферът стои „В процес“, докато не се приеме и останалото. Логиката е същата като колоните „по документ“ и „прието“ в хартиената разписка.

Как подреждаме приемането, местата и наличността при нас, описваме в „Склад и изпълнение на поръчки“.

Колко време се пази складовата разписка

Чл. 12 от Закона за счетоводството дава три срока, считано от 1 януари на годината след отчетния период: 50 години за ведомостите за заплати, 10 години за счетоводните регистри, финансовите отчети и документите за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции, и три години за всички останали носители на счетоводна информация.

Коя категория е разписката във вашия случай, е въпрос към счетоводителя. Тя често е част от документацията към фактурата и към данъчния контрол, затова най-простото правило е да се пази заедно с документите на доставката и толкова дълго, колкото и те.