Проформа фактура: какво е, по какво се различава от фактурата и какво става, когато клиентът плати аванс

Какво е проформа фактура

Проформа фактурата е предварителна сметка. Продавачът описва в нея какво ще продаде, в какво количество, на каква цена и при какви условия на плащане, преди продажбата да е станала. Клиентът я използва, за да преведе пари, да поиска одобрение вътре във фирмата си или да кандидатства за финансиране.

Думата „проформа“ не се среща нито веднъж в Закона за ДДС. Проверих целия текст. Законът урежда фактура (чл. 113 и чл. 114), известие към фактура (чл. 115) и протокол (чл. 117). Проформата не е сред тях, следователно не е данъчен документ и не поражда нито задължение за данък, нито право на данъчен кредит.

Законът за счетоводството също не я познава като отделен вид документ. Според чл. 4, ал. 2 първичният документ е носител на информация за стопанска операция, регистрирана за първи път. Проформата описва операция, която още не е извършена. Моят прочит е, че тя е търговски документ, нещо като оферта с банкова сметка. Не я осчетоводявате като продажба и клиентът не я осчетоводява като покупка.

Проформа фактура и фактура: разлика

Разликата е по-лесна за помнене, ако я разделите на пет въпроса. Ето отговорите за двата документа един до друг.

• Кога се издава: проформата се издава преди сделката, по желание. Фактурата се издава задължително не по-късно от 5 дни от данъчното събитие или от получаването на аванс (чл. 113, ал. 4 от ЗДДС).
• Номерация: фактурата има пореден десетразряден номер само с арабски цифри (чл. 114, ал. 1, т. 2). За проформата законът няма изискване, затова е добре тя да има своя отделна поредица.
• Данък: фактурата съдържа ставка, данъчна основа и размер на ДДС (чл. 114, ал. 1, т. 11–13), а получателят ползва данъчен кредит по нея. ДДС в проформата е само информация за клиента колко ще плати.
• Поправки: във фактурата поправки и добавки не се разрешават, грешната се анулира и се издава нова (чл. 116, ал. 1). Проформата може да се преиздаде с нова цена или срок колкото пъти е нужно.
• Счетоводство: фактурата влиза в дневниците и регистрите на двете страни. Проформата не влиза.

Проформа фактура за авансово плащане: срокът от 5 дни

Това е най-важната част от статията и тази, в която се правят най-много грешки. Когато клиентът преведе пари по проформа преди доставката, за данъчните цели вече се е случило нещо. Чл. 25, ал. 7 от ЗДДС казва, че при цялостно или частично авансово плащане данъкът става изискуем при получаване на плащането, за размера на плащането. Чл. 113, ал. 1 задължава доставчика да издаде фактура и при получаване на авансово плащане, а ал. 4 дава срок: не по-късно от 5 дни от датата на получаване на плащането.

С други думи, проформата не ви освобождава от фактура. Тя само отлага момента, в който тя става нужна, до деня, в който парите влязат по сметката. НАП го казва и на страницата си за фактурирането: фактура се издава и при получено авансово плащане, а 5-дневният срок тече от получаването му.

Второто правило от същата алинея често изненадва хората: приема се, че данъкът е включен в размера на извършеното плащане. Пример с цифри: проформата е за машина за 10 000 евро без ДДС, а условието е 30% аванс. При стандартна ставка 20% (чл. 66, ал. 1 от ЗДДС) пълната сума е 12 000 евро, авансът е 3 600 евро. Фактурата за аванса е с данъчна основа 3 000 евро и ДДС 600 евро. Ако клиентът преведе кръгли 3 000 евро, данъчната основа е 2 500 евро и ДДС е 500 евро, защото данъкът е „вътре“ в преведената сума, а не върху нея.

При окончателната доставка се издава фактура за остатъка. Как точно се приспада авансът във втората фактура е въпрос, който се решава със счетоводителя и със софтуера, в който работите. Важното е двете фактури заедно да дават пълната сума и пълния ДДС, без повторение.

Какво да пише в проформа фактурата

Задължително съдържание законът не определя, защото не урежда документа. Добрата проформа обаче отговаря на въпросите, които клиентът и неговата банка ще зададат. От годините ми в обслужването на клиенти знам, че всяко липсващо поле значи едно обаждане по телефона. Ето списъка, който използваме:

1. Заглавие „Проформа фактура“, ясно отделено от „Фактура“. Някои фирми добавят ред, че документът не е данъчен.
2. Номер от отделна поредица, различна от номерацията на фактурите, и дата на издаване.
3. Срок на валидност. Цена без срок е обещание за неопределено време, а цените на машините и вносните стоки се менят.
4. Данни на продавача и купувача: име, адрес, ЕИК и ДДС номер, ако има такъв.
5. Стоките или услугите с количество, единична цена без ДДС, отстъпки и обща стойност.
6. Очакваният ДДС и сумата за плащане, разделени ясно.
7. Условия на плащане: аванс, остатък, срок, банкова сметка (IBAN) и основание за превода, обикновено номерът на проформата.
8. Срок и условия на доставка. При продажба извън страната и уговорен транспорт се посочва и условието по Инкотермс.

Когато поръчката се промени или клиентът се откаже

Ако клиентът не е платил, промяната е лесна. Проформата не е данъчен документ и не е влязла в регистрите, затова издавате нова с новата цена или количество. Добре е в новата да се спомене номерът на старата, за да не плати клиентът по две.

Ако е платил и вече сте издали фактура за аванса, нещата стават сериозни. При разваляне на доставка или намаление на данъчната основа доставчикът е длъжен да издаде кредитно известие (чл. 115, ал. 1 и 3 от ЗДДС). Когато фактурата е за аванс, известието се издава в 5-дневен срок от датата, на която авансът е върнат, прихванат или уреден по друг възмезден начин, за размера на върнатата сума (чл. 115, ал. 2). Значи кредитното известие се издава, когато парите реално се върнат или прихванат, а не при обаждането на клиента, че се отказва.

При известието се вижда защо проформата не трябва да заменя фактурата. Ако сте взели аванс само срещу проформа, без фактура, няма към какво да издадете известие. Пропуснатият срок по чл. 113, ал. 4 тогава излиза наяве при първата проверка.

Проформа фактура за митнически цели

Има и второ значение на думата, което идва от международните пратки. Когато изпращате стока извън Европейския съюз без продажба, например мостри, подарък или безплатна замяна по гаранция, куриерите искат документ, от който митницата да разбере какво има в пратката и колко струва.

DHL Express например разделя документите така: при покупко-продажба документът се казва търговска фактура (commercial invoice), а при безвъзмездно предаване на стока или при мостри се казва проформа фактура (proforma invoice) или нетърговска фактура (non-commercial invoice). Изискват се данни за изпращача и получателя, номер на документа и подробно описание на стоката. DHL предупреждава, че изпращачите често пишат твърде общи имена или само каталожни номера, и тогава митницата иска допълнителна информация.

Тази проформа също не е фактура по ЗДДС. Тя обявява стойност за митническите органи и няма връзка с аванса и 5-дневния срок от предните раздели. Двете значения се смесват само по име.

Грешките, които виждам най-често

Повечето проблеми с проформите не са правни. Те идват от процеса: кой следи, че парите са дошли, и кой издава фактурата след това. Ето най-честите, подредени по това колко струват:

• Аванс, платен по проформа, за който фактура не е издадена в 5-дневния срок, защото „ще фактурираме при доставката“.
• Проформа, номерирана от поредицата на фактурите. Така се получава дупка в десетразрядната номерация, която по чл. 114, ал. 1, т. 2 трябва да е поредна.
• Проформа без срок на валидност, по която клиентът плаща след три месеца по стара цена.
• Клиентът плаща без основание в превода и никой не може да каже за коя проформа са парите.
• Митническа проформа с описание „части“ или само с каталожни номера.

Как да не зависи от паметта на човека

Правилото от 5 дни е лесно за спазване, когато поръчките са пет на месец. Когато са петдесет, а плащанията идват по банка с различни основания, някой рано или късно пропуска. Решението е процесът да тръгва от плащането: постъпил превод се свързва с проформата, а системата показва списък „платени проформи без фактура“, докато списъкът не стане празен.

Ние подреждаме такива процеси при клиентите си в „CRM и ERP“. Започваме от описание на пътя на една поръчка от проформата до окончателната фактура, а софтуерът идва след това. Ако искате да прегледаме вашия случай, пишете ни през „Контакт“.